SAMARINDA,BERITAKALTIM.com – Sebagai rekaman dalam berbagai kegiatan, keberadaan arsip tidak bisa serta merta dimusnahkan begitu saja. Untuk itu dalam pengelolaannya, dokumen arsip harus bisa dilakukan secara teratur dan benar.
Demikian disampaikan Asisten IV Sekretaris Kota Samarinda H Burhanudin ketika membuka kegiatan Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip yang melibatkan semua unsur SKPD di lingkungan Pemkot Samarinda Selasa (28/4), di Balaikota.
Sosialisasi tadi menurut Burhan sangat penting. “Supaya dalam penyelenggaraan kearsipan dapat benar-benar menjamin ketersediaan arsip atau data yang otentik,” ungkapnya.
Kepala Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Samarinda Decky Zulkifli mengaku kondisi penyelenggaraan kearsipan nasional hingga saat ini belum terpadu dan komprehensif.
“Oleh karena itu perlu pemahaman yang baik dari semua kalangan tidak terkecuali jajaran penyelenggara pemerintahan itu sendiri,” urainya.
Ditambah lagi sambung dia dengan amanat UU No 43 tahun 2009 dan PP nomor 28 tahun 2012 tentang penyusunan arsip dimana isinya menegaskan bahwa setiap lembaga pemerintahan daerah wajib memiliki jadwal retensi arsip. Karena dalam penyusutan arsip tanpa jadwal retensi ini maka arsip tidak mempunyai arah yang jelas terhadap kegunaannya.
Sementara, Badan Arsip Nasional RI Hilman Rosmana yang hadir sebagai nara sumber dalam kesempatan tersebut mengutarakan kalau arsip merupakan salah satu pendukung kelangsungan kehidupan bangsa, karena keberadaannya akan menjadi catatan sejarah dan berfungsi sebagai sumber pembelanjaran generasi selanjutnya.
Jangka simpan arsip sendiri dikatakan nara sumber lain yakni AA Nyoman Susastro adalah maksimal 10 tahun. Menurutnya Arsip bisa dimusnahkan bila telah memiliki masa 10 tahun. “Namun bila masih diperlukan boleh saja tidah dimusnahkan. Pemusnahan sendiri harus dilengkapi dengan berita acara,” sebut Nyoman yang juga pegawai dari Badan Arsip Daerah Propinsi Kaltim.HMS3