Pemerintah Kabupaten Kutai Timur menyiapkan gedung depo arsip. Letaknya bersebelahan dengan perpustakaan Daerah. Tapi, kalau sekarang masih terlihat kosong itu lantaran arsip yang disetor oleh SKPD ke depo masih terbatas. Belum semua SKPD menyetor.
Harus diakui, masih belum efektifnya aktivitas Depo Arsip disebabkan kurangnya sosilalisasi Peraturan Bupati tentang Jadwal Retensi Arsip. Semua arsip masih banyak disimpan di SKPD masing-masing.
Permasalahan yang banyak terjadi mengenai pengelolaan arsip, diantaranya adalah arsip disimpan sesuai dengan kepentingan petugas masing-masing. Akhirnya arsip menumpuk di unit kerja.
Kalau arsip menumpuk di unit kerja, masalah baru muncul. Tidak dapat lagi dibedakan antara arsip aktif dan arsip inaktif. Tidak jelas. Ditambah karena tidak adanya petugas yang secara khusus menangani masalah arsip. Akhirnya retrieval arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Idham Chalid, Pembina Kearsipan Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kutai Timur memaklumi kosongnya Arsip di Depo Arsip. ”Ya Kita maklumi kalau depo arsip masih terlihat kosong, karena kurangnya pemahaman mengenai pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara,” terang Idham.
Sebenarnya semua arsip dapat disimpan di Depo Arsip baik itu dari lembaga negara, organisasi massa atau politik, pemerintah daerah, perguruan tinggi, BUMN dan BUMD bisa menyimpan arsip di Depo Arsip. Malah kalau mengacu undang-undang atau peraturan pemerintah semua lembaga negara wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip. Ini berarti arsip inaktif harus disetor ke Depo Arsip Daerah untuk disimpan.
Solusi yang harus diambil adalah adanya sosialisasi yang intens mengenai azas pengelolaan arsip, sistem pengelolaan arsip, sarana kearsipan, dan tak kalah pentingnya adalah SDM bidang kearsipan atau arsiparis. Kutai Timur masih kurang memanfaatkan tenaga kerja profesional seperti pustakawan atau arsiparis dari lulusan perguruan tinggi, namun hal ini bisa dijembatani dengan adanya pelatihan bagi setiap pengelola di masing-masing unit SKPD.
“Tujuan dibangunnya Gedung Depo Arsip berdekatan dengan perpustakaan adalah agar arsip dapat dengan tepat dan cepat ditemukan kembali. Selain itu guna menyimpan arsip yang baik dan benar akan menunjang terlaksananya penyusutan yang berdayaguna dan berhasil guna,” terang mantan Kepala Sekolah SMU Negeri 1 Sangatta.
Kenapa arsip itu harus dikelola, tujuan pengelolaan arsip tidak lain adalah untuk mengurangi volume arsip organisasi dan implikasinya terjadi pengurangan biaya ruang simpan, alat dan sumber daya manusia. Selain itu terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin aliran arsip dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah, efektif dan efisiensi dan mendukung obyektifitas pengeluaran biaya. #adver/husein
Comments are closed.