TANJUNG REDEB, beritakaltim.co- Untuk merawat arsip yang cukup banyak, dibutuhkan perlakuan tempat khusus, yakni depo untuk menyimpan sekaligus untuk perawatan.
Selain ruang dan tempat memadai, juga treatment lain. Yaitu melakukan fumigasi dan menyediakan seperti kapur barus, agar arsip – arsip tersebut tidak mudah rusak .
Sebab menurut Kepala Dinas Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi (DPAD) Kabupaten Berau, Hj Wiyati SE, Sabtu (25/2/2017) lalu, pengarsipan sebagai salah satu syarat administrasi pemerintahan yang baik harus mendapat perhatian serius dari Pemerintah Kabupaten Berau.
Karena depo arsip sangat dibutuhkan jika mengacu pada banyaknya jumlah satuan kerja, luas wilayah Berau , dan jumlah warga yang harus dilayani.
Selama ini arsip pemerintahan sebagian disimpan di edung kearsipan begitu saja, karena DPAD belum memiliki depo yang khusus untuk menyimpan arsip. Jadi kalau mencari arsip harus satu – satu dipilah, dan ini tentu sangat memakan waktu yang cukup lama. Karena arsip tersebut sebagai tempat penyimpanan se Kabupaten Berau
“Ya sekadar tempat penyimpanan. Padahal kalau bicara penyimpanan, standar gedung dan standar pemeliharaan menjadi penting, termasuk soal manajerial,” ungkapnya.
Dikatakannya, arsip memang benda mati. Tapi akan menjadi hidup karena manfaatnya. Selama ini arsip-arsip ditaruh begitu saja, karena memang pemeliharaan nyaris tidak ada.
“Ya ditaruh dan ditata seperti menyimpan barang biasa, tak ada standar seperti Arsip Nasional,” imbuh Wiyati.
Di lain pihak, manfaat arsip belum tersosialisasikan dengan baik. “Jadi saat masyarakat butuh arsip lama, kadang terabaikan. Kita cari arsip sejarah Berau misalnya, itu juga satu – satu dicari. Kalau ada depo arsip akan tertangani dengan baik, dan mudah mencarinya,” kata mantan Kepala Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana ini.
Tak hanya itu. Depo arsip bisa untuk kepentingan wisata, selain untuk kepentingan pengetahuan. Selain itu, Pemkab Berau juga harus mulai mendigitalisasi arsip secara masif. Ini akan mempermudah pencarian arsip.
“Kalau sudah tersosialisasikan dengan baik, ada kantor, ada database, tinggal klik. Kalau penyimpanan arsip terus seperti sekarang, tak ada jaminan arsip ada manfaatnya,” ungkapnya.
Wiyati mengakui pendirian depo arsip tak mudah. Anggaran jadi kendala. Satu depo arsip membutuhkan setidaknya biaya nya tentu miliaran rupiah, apa lagi kondisi keuangan daerah saat ini mengalami defisit. “Kami berusaha keras, minimal dalam satu periode ini berau punya depo arsip,” harapnya.
Wacana sudah dimun munculkan karena kebutuhan. Nmaun pihaknya juga sadar tidak bisa mendadak, butuh perencanaan sekaligus melihat kondisi keuangan daerah tahun depan, dan pihaknya berharap pembangunan depo nantinya bersebelahan dengan perpustakaan, agar mudah melakukan koordinasi. Mengingat saat ini kantor kearsipan dan perpustakaan berpisah.
Dijelaskan pula, fungsi depo arsip adalah menyimpan arsip dan memelihar arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan oleh SKPD bersangkutan. Namun tetap harus disimpan dan dilakukan pemeliharaan. Karena itulah dilakukan perawatan dengan memberi kapur baru dan fumigasi. Selain itu gedungnya juga ber AC.
Depo arsip dikelola dengan seorang kabid dan dua kasubid dengan dibantu beberapa pegawai.
“Tugas memilah dokumen menurut fungsi dan jenis, sifat dan tahun. Satu dokumen banyak berkas, misalka dokumen SPJ, dokumen kepegawaian dll. Sebenarnya depo arsip tidak hanya untuk SKPD, tapi juga bisa dimanfaatkan organisasi masyarakat atau KPU dan penyimpanan arsip tidak diberlakukan tarif meski biaya operasionalnya sangat besar,” pungkasnya. #MAR
Comments are closed.