BERITAKALTIM.CO – Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Kalimantan Timur (Dispora Kaltim) melaksanakan kegiatan penting berupa pemusnahan arsip yang mencakup periode 2005 hingga 2011.
Acara ini dipimpin oleh Plh. Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, di hadapan sejumlah pejabat dan staf terkait pada hari ini. Langkah ini menjadi upaya dalam menata kelola arsip yang efektif dan efisien sesuai dengan aturan kearsipan yang berlaku.
Dalam sambutannya, Sri Wartini menjelaskan bahwa kegiatan pemusnahan arsip ini merupakan bagian dari upaya perapihan tata kelola dokumen di lingkungan Dispora Kaltim.
“Kegiatan ini memang harus diawali dengan penataan arsip terlebih dahulu sebelum dilakukan pemusnahan, dan baru tahun ini kami bisa melaksanakan hal tersebut,” ujarnya di Aula Dispora lama, Sempaja, Selasa (5/11/2024).
Sri Wartini juga menekankan pentingnya pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh Dinas Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur.
“Arsip-arsip yang sudah tidak aktif dan tidak berfungsi akan kami serahkan kepada dinas terkait untuk proses pemusnahannya. Prosesnya bisa dilakukan dengan berbagai cara, seperti dicacah atau dilebur, tergantung dari ketentuan yang ditetapkan oleh Dinas Kearsipan,” jelasnya.
Ia juga mengakui bahwa semakin banyaknya kegiatan di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) berdampak pada semakin bertambahnya arsip yang harus dikelola. Oleh karena itu, diperlukan ruang penyimpanan khusus untuk menampung arsip-arsip yang masih aktif dan memiliki nilai penting.
“Jika pemusnahan tidak dilakukan, kita harus menyiapkan depo arsip yang lebih besar, yang tentunya membutuhkan penanganan khusus baik dari segi sumber daya manusia (SDM), waktu, maupun pengolahan yang lebih matang,” tambahnya.
Kegiatan pemusnahan arsip ini, lanjutnya, diharapkan dapat membantu mengurangi beban ruang penyimpanan yang ada di kantor lama Dispora Kaltim.
“Dengan adanya pemusnahan ini, arsip-arsip yang baru akan lebih mudah diatur dan ditata dengan rapi, sesuai dengan tata tertib administrasi yang efektif,” katanya.
Sri Wartini pun berterima kasih kepada seluruh pihak yang telah mendukung terselenggaranya kegiatan ini, khususnya kepada tim yang sudah memulai persiapan sejak tahun lalu.
“Kami selalu berkoordinasi dengan baik, mudah-mudahan apa yang menjadi tugas kami di bidang kearsipan dapat berjalan dengan lancar,” ujarnya.
Kegiatan ini juga dihadiri oleh perwakilan dari Dinas Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur, yang bertugas memastikan proses pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Arsip-arsip yang dinilai masih memiliki nilai penting, seperti arsip sejarah atau arsip statis, akan diserahkan kepada lembaga arsip untuk dipelihara dan dilestarikan.
Sri Wartini berharap bahwa kegiatan ini dapat menjadi awal dari penataan arsip yang lebih baik di lingkungan Dispora Kaltim, sehingga arsip-arsip yang sudah tidak berfungsi dapat dikelola dengan lebih efisien.
”Pemusnahan arsip menjadi langkah penting dalam menciptakan tata kelola arsip yang baik, sekaligus memberikan ruang bagi dokumen-dokumen baru untuk dikelola dengan lebih tertata,” pungkasnya. #
Reporter : Yani | Editor : Wong | Adv Diskominfo Kaltim
Comments are closed.